Under the authority of the Head of Office and the supervision of the Directorate General of Human Rights and Rule of Law (DG I) of the Council of Europe in Strasbourg, the position-holder will carry out multiple assistance tasks in the implementation of the Project “Improving the independence, efficiency and professionalism of the Ukrainian justice system”.

This project is funded by the Swedish International Development Agency (SIDA).

This position is limited to the duration of the project. The project will run for 2 years.

The incumbent will perform the following tasks in accordance with the Organisation’s procedures, guidelines and priorities, with a concern for quality, efficiency, accuracy and confidentiality:

 -          Provide logistical and secretarial assistance to the project team, and international and national experts, in the planning, organisation and follow-up of the project activities, in accordance with the Project work plan and in co-operation with the national partners and stakeholders;

 -          Make practical arrangements connected to project activities (visa requests, accommodation and meeting venue bookings, local transport arrangements, interpretation);

 -          Draft and format correspondence, memos, documents and financial arrangements;

 -          Prepare the submission of financial support documents for final payment and reimbursement of experts; provide and verify any other financial information and documentation as regards the activities implemented;

 -          Organise and keep project documents and files up to date (activity planning, official reports, expertise and other documents, outgoing and incoming correspondence, contact lists);

 -          Ensure circulation of pertinent information and documents among the project team and the Office;

 -          Carry out other tasks as may be required connected to the project implementation.

 § Professional and technical competencies:

 - Completed secondary education followed by an appropriate professional qualification;

 - Professional expertise:

 - At least two years’ relevant professional experience; experience of secretarial duties;

 - Experience of the implementation of co-operation activities would be an advantage;

 - Planning and work organisation; ability to work under pressure, deal with multiple tasks and respect deadlines.

§ ICT skills: Sound computer skills of standard tools in office applications (word processing, spreadsheet, data bases, presentation software, outlook, internet/intranet publication);

§ Interpersonal skills: service and client orientation, team-work and co-operation. Demonstrated ability to work in a multicultural team.

§ Communication and linguistic skills: Ukrainian mother tongue (or command of Ukrainian of mother-tongue standard); 

 - Ability to express oneself, present and draft clearly, concisely and convincingly in English;

 - Knowledge of French would be an advantage.

§ Personal attitudes: initiative and responsibility, result orientation and sense of continuous improvement, concern for quality, efficiency and accuracy, adaptability, self-management and development, organisational alignment.

Applications

Applications must be made in English or French using the Council of Europe on-line application system. By connecting to our website http://www.coe-recruitment.com you can create and submit your on-line application. Applications must be submitted by 03 January 2013 (midnight French time) at the latest.

Additional Information

Your application will be examined with regard to the requirements of this vacancy and you will be informed in due course of the outcome of your application. This may take some time after the closing date.

In accordance with the Staff Regulations of the Council of Europe, the compulsory retirement age is 65. We cannot therefore accept applications from persons over this age.

The conditions of recruitment and employment which apply are contained in Rule No. 1234 of 15 December 2005 laying down the conditions of recruitment and employment of locally recruited temporary staff members working in Information and Field Offices apply (Link to Rule 1234).

The Council of Europe welcomes applications from all suitably qualified candidates, irrespective of gender, disability, marital or parental status, racial, ethnic or social origin, colour, religion, belief or sexual orientation.

During the different stages of the recruitment procedure, specific measures may be taken to ensure equal opportunities for candidates with disabilities.

L’Organisation

Le Conseil de l’Europe est une organisation politique qui a été créée en 1949 dans le but de réaliser une union plus étroite entre ses membres. Il compte aujourd’hui 47 Etats membres. Les principaux objectifs de l’Organisation sont la promotion de la démocratie, des droits de l’homme et de la prééminence du droit, ainsi que la recherche de solutions communes aux problèmes politiques, sociaux, culturels et juridiques de ses Etats membres. Depuis 1989, il a intégré la plupart des pays d’Europe centrale et orientale et les soutient dans leurs efforts pour mettre en œuvre et consolider leurs réformes.

Le siège permanent du Conseil de l’Europe est à Strasbourg (France). Le statut de l’Organisation prévoit deux organes principaux : le Comité des Ministres, composé des ministres des Affaires étrangères des Etats membres, et l’Assemblée parlementaire, formée de délégations des parlements nationaux. S’y ajoutent, entre autres, le Congrès des pouvoirs locaux et régionaux qui représente les collectivités territoriales des Etats membres, ainsi que la Cour européenne des droits de l’homme. Cette dernière est l’instance judiciaire compétente pour statuer sur les requêtes introduites contre un Etat par des particuliers, des associations ou d’autres Etats contractants pour violation de la Convention européenne des droits de l’homme.

Les Bureaux du Conseil de l’Europe (Bureaux extérieurs) sont créés sur décision du Comité des Ministres. Leurs objectifs et leur mode de fonctionnement varient en fonction du mandat qui leur est imparti. Mais tous facilitent, entretiennent et renforcent les relations de travail entre le Conseil de l’Europe et les autorités nationales (gouvernement et parlement), les représentants de la société civile, les partis politiques, les médias et les membres de la communauté internationale. Leurs activités permettent au Conseil de l’Europe d’influencer les réformes législatives et autres, de fournir une assistance spécialisée dans leurs domaines de compétence et de mettre en place des programmes de formation efficaces. Leurs initiatives sont coordonnées avec l’ONU, l’OSCE et l’Union européenne.

Les conditions de recrutement et d’emploi qui s’appliquent sont définies par l’arrêté n°1234 du 15 décembre 2005 définissant les conditions de recrutement et d’emploi du personnel temporaire recruté localement dans les bureaux d’informations et les bureaux extérieurs (lien vers l’arrêté 1234).

Candidatures

Les actes de candidature, rédigés en français ou en anglais, doivent être soumis par le biais du système de candidature en ligne du Conseil de l’Europe au plus tard le 03 Jan 2013 (minuit heure française). En vous connectant à notre site http://coe-recruitment.com, vous pourrez créer et soumettre votre formulaire de candidature en ligne.

Informations complémentaires

Votre candidature sera examinée par rapport aux critères figurant dans le présent avis de vacance. Vous serez informé/e en temps utile de la suite qui lui sera donnée, sachant qu’un certain délai pourra s’écouler après la date de clôture du dépôt des candidatures.

Conformément au Statut du Personnel du Conseil de l’Europe, l’âge obligatoire de départ à la retraite est fixé à 65 ans. Nous ne pouvons donc accepter les candidatures de personnes ayant dépassé cet âge.

Les conditions de recrutement et d’emploi qui s’appliquent sont définies par l’arrêté n°1234 du 15 décembre 2005 définissant les conditions de recrutement et d’emploi du personnel temporaire recruté localement dans les bureaux d’informations et les bureaux extérieurs (lien vers l’arrêté 1234).

Le Conseil de l’Europe encourage à se porter candidate toute personne ayant les qualifications exigées, sans distinction de sexe, de handicap, de situation maritale ou parentale, d’origine raciale, ethnique ou sociale, de couleur, de religion, de convictions ou d’orientation sexuelle.

Au cours des différentes étapes de la procédure de recrutement, des mesures spécifiques peuvent être prises pour assurer l’égalité des chances des candidats handicapés.