Under the authority of the Head of Office and the supervision of the Directorate General of Human Rights and Rule of Law (DG-I) of the Council of Europe in Strasbourg, the incumbent will provide administrative support to the Project team during the implementation of the project entitled “Global Action on Cybercrime (GLACY)”.

Employment is limited to the duration of the project which is expected to end in October 2016.

The project assistant will provide administrative support to the Project Manager and Senior Project Officer in compliance with general guidelines and priorities and with a concern for quality, efficiency, accuracy:

- prepares and follows up on draft purchase orders, administrative arrangements and contracts;
- makes travel and accommodation arrangements, assists in the reimbursement of travel expenses in accordance with relevant procedures; verifies cost of missions;
- undertakes missions in support of project activities;
- follows project finances;
- supports the practical organisation of meetings;
- prepares the production and distribution of documents;
- prepares, records, verifies, keeps all kinds of data, files, documents, statistics, data bases, websites, information and documentation tools etc. for specific purpose or on request;
- receives, reviews and dispatches incoming correspondence, e-mails and fax messages;
- reports to the supervisor on activities in progress and if and when problems occur;
- shares information between management and staff;
- drafts and formats standard correspondence, memos files and presentations in accordance with instructions, organizes file;
- assists in the editing of reports, reads and makes grammatical corrections of texts; checks translations;
- carries out other assignments under this project as necessary.

This local recruitment procedure is only open to candidates resident in Romania.
 
Nationality: the appointed candidate must be a national of a Council of Europe member State;
Qualification: completed secondary education followed by an appropriate professional qualification;
Experience: at least three years’ relevant professional experience; experience of secretarial duties;
Language requirements: excellent knowledge of Romanian (mother tongue level); ability to express oneself, present and draft clearly, concisely and convincingly in English.

• Professional and technical competencies:

- Knowledge of the administrative procedures of the Council of Europe, notably concerning the drawing up and following up of contracts, invitation letters, service contracts, administrative arrangements and similar is an advantage;

- Layout and language editing of reports is an advantage.

- Planning and work organization;

- Information seeking;

- Problem-solving skills.

• Communication and linguistic skills:

- Knowledge of French would be an asset;
- Listening and communication skills.

• ICT skills: very good computer skills of standard tools in office applications (word processing, spreadsheet, data bases, presentation software, outlook, internet/intranet publications).

• Interpersonal skills: service and client orientation, team-work and co-operation. Demonstrated ability to work in a multicultural team. Ability to work under pressure and to deal with multiple tasks and respect deadlines.

• Personal attitudes: initiative and responsibility, willful and dynamic attitude, result orientation and sense of continuous improvement, concern for quality, efficiency and accuracy, adaptability, self-management and development, organisational alignment.

• Personal values: loyalty, discretion, professional conscientiousness, independence and confidence, respect for diversity.

Applications

Applications must be made in English or French using the Council of Europe on-line application system. By connecting to our website http://www.coe-recruitment.com you can create and submit your on-line application. Applications must be submitted by 20 November 2013 (Central European time) at the latest.

Additional Information

Your application will be examined with regard to the requirements of this vacancy and you will be informed in due course of the outcome of your application. This may take some time after the closing date.

In accordance with the Staff Regulations of the Council of Europe, the compulsory retirement age is 65. We cannot therefore accept applications from persons over this age.

The conditions of recruitment and employment which apply are contained in Rule No. 1234 of 15 December 2005 laying down the conditions of recruitment and employment of locally recruited temporary staff members working in Information and Field Offices apply (Link to Rule 1234).

The Council of Europe welcomes applications from all suitably qualified candidates, irrespective of gender, disability, marital or parental status, racial, ethnic or social origin, colour, religion, belief or sexual orientation.

During the different stages of the recruitment procedure, specific measures may be taken to ensure equal opportunities for candidates with disabilities.

L’Organisation

Le Conseil de l’Europe est une organisation politique qui a été créée en 1949 dans le but de réaliser une union plus étroite entre ses membres. Il compte aujourd’hui 47 Etats membres. Les principaux objectifs de l’Organisation sont la promotion de la démocratie, des droits de l’homme et de la prééminence du droit, ainsi que la recherche de solutions communes aux problèmes politiques, sociaux, culturels et juridiques de ses Etats membres. Depuis 1989, il a intégré la plupart des pays d’Europe centrale et orientale et les soutient dans leurs efforts pour mettre en œuvre et consolider leurs réformes.

Le siège permanent du Conseil de l’Europe est à Strasbourg (France). Le statut de l’Organisation prévoit deux organes principaux : le Comité des Ministres, composé des ministres des Affaires étrangères des Etats membres, et l’Assemblée parlementaire, formée de délégations des parlements nationaux. S’y ajoutent, entre autres, le Congrès des pouvoirs locaux et régionaux qui représente les collectivités territoriales des Etats membres, ainsi que la Cour européenne des droits de l’homme. Cette dernière est l’instance judiciaire compétente pour statuer sur les requêtes introduites contre un Etat par des particuliers, des associations ou d’autres Etats contractants pour violation de la Convention européenne des droits de l’homme.

Les Bureaux du Conseil de l’Europe (Bureaux extérieurs) sont créés sur décision du Comité des Ministres. Leurs objectifs et leur mode de fonctionnement varient en fonction du mandat qui leur est imparti. Mais tous facilitent, entretiennent et renforcent les relations de travail entre le Conseil de l’Europe et les autorités nationales (gouvernement et parlement), les représentants de la société civile, les partis politiques, les médias et les membres de la communauté internationale. Leurs activités permettent au Conseil de l’Europe d’influencer les réformes législatives et autres, de fournir une assistance spécialisée dans leurs domaines de compétence et de mettre en place des programmes de formation efficaces. Leurs initiatives sont coordonnées avec l’ONU, l’OSCE et l’Union européenne.

Les conditions de recrutement et d’emploi qui s’appliquent sont définies par l’arrêté n°1234 du 15 décembre 2005 définissant les conditions de recrutement et d’emploi du personnel temporaire recruté localement dans les bureaux d’informations et les bureaux extérieurs (lien vers l’arrêté 1234).

Candidatures

Les actes de candidature, rédigés en français ou en anglais, doivent être soumis par le biais du système de candidature en ligne du Conseil de l’Europe au plus tard le 20 November 2013 (minuit heure d’Europe centrale). En vous connectant à notre site http://coe-recruitment.com, vous pourrez créer et soumettre votre formulaire de candidature en ligne.

Informations complémentaires

Votre candidature sera examinée par rapport aux critères figurant dans le présent avis de vacance. Vous serez informé/e en temps utile de la suite qui lui sera donnée, sachant qu’un certain délai pourra s’écouler après la date de clôture du dépôt des candidatures.

Conformément au Statut du Personnel du Conseil de l’Europe, l’âge obligatoire de départ à la retraite est fixé à 65 ans. Nous ne pouvons donc accepter les candidatures de personnes ayant dépassé cet âge.

Les conditions de recrutement et d’emploi qui s’appliquent sont définies par l’arrêté n°1234 du 15 décembre 2005 définissant les conditions de recrutement et d’emploi du personnel temporaire recruté localement dans les bureaux d’informations et les bureaux extérieurs (lien vers l’arrêté 1234).

Le Conseil de l’Europe encourage à se porter candidate toute personne ayant les qualifications exigées, sans distinction de sexe, de handicap, de situation maritale ou parentale, d’origine raciale, ethnique ou sociale, de couleur, de religion, de convictions ou d’orientation sexuelle.

Au cours des différentes étapes de la procédure de recrutement, des mesures spécifiques peuvent être prises pour assurer l’égalité des chances des candidats handicapés.