Under the authority of the Head of the Council of Europe Office, the incumbent will carry out a variety of tasks to provide financial and administrative management advice and to ensure accurate and reliable budget and accounting records, statements and reports in compliance with the Organisation's financial regulations and deadlines.

The incumbent will perform the following tasks with a concern for quality, efficiency, accuracy and confidentiality:
- is responsible for daily cash payments and receipts, recording and charging to proper budget codes and ensures adequate funds are available at all times;
- ensures that all financial transactions of the Office are carried out in accordance with Council of Europe financial regulations, rules and procedures;
- provides accurate financial information, and draws immediate attention to discrepancies and irregularities;
- advises and assists in financial, administrative and budgetary matters;
- prepares records and processes financial transactions, including in particular, input of requisitions and purchase orders into the financial management information system (FIMS) and their finalisation;
- verifies and controls invoices before settlement;
- ensures regular follow-up of budget execution and prepares monthly reports of budget situation for information and validation by the relevant cost centre managers;
- prepares annual summary tables concerning all outsourcing contracts of external service providers and all service contracts of consultants;
- liaises with officials of local banks and financial institutions to obtain information on exchange and interest rates, changes in procedures and regulations for office bank accounts;
- prepares regular management accounting reports and statements and transmits them to Council of Europe headquarters;
- archives relevant supporting documents of all financial transactions;
- carries out customs and tax exemption and VAT related procedures;
- is responsible for logistical support to the Office (oversight of the administrative upkeep of the office premises and of the office vehicle(s), maintenance and security of Council of Europe premises and resources, management of supplies, requisitioning of supplies from headquarters, local purchase, issuing of supplies, preparing purchase orders and tender procedures);
- supervises maintenance of the Office’s assets and up-dates inventory list;
- replaces the Office Assistant during absence;
- takes on other tasks as required.

This local recruitment procedure is open to candidates resident in Georgia.

Nationality: the appointed candidate must be a national of a Council of Europe member State.

Qualification: completed secondary education followed by an appropriate professional qualification.

Experience: at least three years’ relevant professional experience in financial and administrative management, including advanced book-keeping skills.

Language requirements: excellent knowledge of Georgian (mother tongue level); ability to express oneself, present and draft clearly, concisely and convincingly in English.

Professional and technical competencies:
- Completed secondary education followed by relevant higher education. Higher education in finance/accounting or similar would be an advantage;
- Knowledge of accounting and/or financial management and understanding of budget management;
- Analytical and problem-solving skills.
- Planning and work organisation; ability to work under pressure, deal with multiple tasks and respect deadlines.
- Previous experience in an international environment would be an advantage;
§ ICT skills: Sound computer skills and proven experience of specific financial management software (e.g. Oracle) and knowledge of standard tools in office applications (word processing, spreadsheet, data bases, presentation software, Outlook).
§ Interpersonal skills: Service and client orientation, team-work and co-operation. Demonstrated ability to work in a multicultural team.
§ Communication and linguistic skills: Knowledge of French would be an advantage.
§ Personal attitudes: Initiative and responsibility, result orientation and sense of continuous improvement, concern for quality, efficiency and accuracy, adaptability, self-management and development, organisational alignment.
§ Personal values: integrity, loyalty and conscience, discretion, independence and confidence, respect for diversity.

Employment is offered on an annual basis, with the possibility of renewal.
Candidates who are shortlisted will be asked to take a written test in English.
Interviews will take place at the Council of Europe Office in Tbilisi.

Applications

Applications must be made in English or French using the Council of Europe on-line application system. By connecting to our website http://www.coe-recruitment.com you can create and submit your on-line application. Applications must be submitted 28 May 2014 (midnight Central European time) at the latest.

Additional Information

Your application will be examined with regard to the requirements of this vacancy and you will be informed in due course of the outcome of your application. This may take some time after the closing date.

In accordance with the Staff Regulations of the Council of Europe, the compulsory retirement age is 65. We cannot therefore accept applications from persons over this age.

The conditions of recruitment and employment which apply are contained in Rule No. 1234 of 15 December 2005 laying down the conditions of recruitment and employment of locally recruited temporary staff members working in Information and Field Offices apply (Link to Rule 1234).

The Council of Europe welcomes applications from all suitably qualified candidates, irrespective of gender, disability, marital or parental status, racial, ethnic or social origin, colour, religion, belief or sexual orientation.

During the different stages of the recruitment procedure, specific measures may be taken to ensure equal opportunities for candidates with disabilities.

L’Organisation

Le Conseil de l’Europe est une organisation politique qui a été créée en 1949 dans le but de réaliser une union plus étroite entre ses membres. Il compte aujourd’hui 47 Etats membres. Les principaux objectifs de l’Organisation sont la promotion de la démocratie, des droits de l’homme et de la prééminence du droit, ainsi que la recherche de solutions communes aux problèmes politiques, sociaux, culturels et juridiques de ses Etats membres. Depuis 1989, il a intégré la plupart des pays d’Europe centrale et orientale et les soutient dans leurs efforts pour mettre en œuvre et consolider leurs réformes.

Le siège permanent du Conseil de l’Europe est à Strasbourg (France). Le statut de l’Organisation prévoit deux organes principaux : le Comité des Ministres, composé des ministres des Affaires étrangères des Etats membres, et l’Assemblée parlementaire, formée de délégations des parlements nationaux. S’y ajoutent, entre autres, le Congrès des pouvoirs locaux et régionaux qui représente les collectivités territoriales des Etats membres, ainsi que la Cour européenne des droits de l’homme. Cette dernière est l’instance judiciaire compétente pour statuer sur les requêtes introduites contre un Etat par des particuliers, des associations ou d’autres Etats contractants pour violation de la Convention européenne des droits de l’homme.

Les Bureaux du Conseil de l’Europe (Bureaux extérieurs) sont créés sur décision du Comité des Ministres. Leurs objectifs et leur mode de fonctionnement varient en fonction du mandat qui leur est imparti. Mais tous facilitent, entretiennent et renforcent les relations de travail entre le Conseil de l’Europe et les autorités nationales (gouvernement et parlement), les représentants de la société civile, les partis politiques, les médias et les membres de la communauté internationale. Leurs activités permettent au Conseil de l’Europe d’influencer les réformes législatives et autres, de fournir une assistance spécialisée dans leurs domaines de compétence et de mettre en place des programmes de formation efficaces. Leurs initiatives sont coordonnées avec l’ONU, l’OSCE et l’Union européenne.

Les conditions de recrutement et d’emploi qui s’appliquent sont définies par l’arrêté n°1234 du 15 décembre 2005 définissant les conditions de recrutement et d’emploi du personnel temporaire recruté localement dans les bureaux d’informations et les bureaux extérieurs (lien vers l’arrêté 1234).

Candidatures

Les actes de candidature, rédigés en français ou en anglais, doivent être soumis par le biais du système de candidature en ligne du Conseil de l’Europe au plus tard le 28 May 2014 (minuit heure d’Europe centrale). En vous connectant à notre site http://coe-recruitment.com, vous pourrez créer et soumettre votre formulaire de candidature en ligne.

Informations complémentaires

Votre candidature sera examinée par rapport aux critères figurant dans le présent avis de vacance. Vous serez informé/e en temps utile de la suite qui lui sera donnée, sachant qu’un certain délai pourra s’écouler après la date de clôture du dépôt des candidatures.

Conformément au Statut du Personnel du Conseil de l’Europe, l’âge obligatoire de départ à la retraite est fixé à 65 ans. Nous ne pouvons donc accepter les candidatures de personnes ayant dépassé cet âge.

Les conditions de recrutement et d’emploi qui s’appliquent sont définies par l’arrêté n°1234 du 15 décembre 2005 définissant les conditions de recrutement et d’emploi du personnel temporaire recruté localement dans les bureaux d’informations et les bureaux extérieurs (lien vers l’arrêté 1234).

Le Conseil de l’Europe encourage à se porter candidate toute personne ayant les qualifications exigées, sans distinction de sexe, de handicap, de situation maritale ou parentale, d’origine raciale, ethnique ou sociale, de couleur, de religion, de convictions ou d’orientation sexuelle.

Au cours des différentes étapes de la procédure de recrutement, des mesures spécifiques peuvent être prises pour assurer l’égalité des chances des candidats handicapés.